Проверки контрагентов: лучшие сервисы и правовые критерии в 2025 году
дек, 3 2025
Каждый год в России более 150 тысяч компаний попадают под доначисление налогов из-за работы с недобросовестными контрагентами. В 92% таких случаев причина - недостаточная проверка. Это не просто бюрократическая формальность. Это вопрос выживания бизнеса. Если вы заключаете договор с компанией, которая не существует, не платит налоги или скрывает реальных владельцев - вы рискуете не только деньгами, но и лицензией, и репутацией. И налоговая не будет слушать ваши оправдания. Она смотрит только на то, сделали ли вы всё, что должны были - и сделали ли это вовремя.
Почему проверка контрагентов - это не опция, а обязательство
С 2007 года в Налоговом кодексе РФ появилась статья 54.1. Она говорит простыми словами: если вы хотите получить вычет по НДС, вы должны доказать, что ваш контрагент - реальный партнер, а не «фирма-однодневка». Это не теория. Это практика. За последние пять лет более 1 500 судебных решений подтвердили: если вы не проверили контрагента, суд встанет на сторону налоговой. Даже если сделка была честной, а деньги ушли по правильным реквизитам - если вы не проверили, кто стоит за этой фирмой, вы теряете право на вычет. И это не штраф. Это доначисление налогов, пени, штрафы, и иногда - уголовное дело.
Согласно данным Scan-Interfax, 78% всех налоговых споров связаны именно с непроверенными контрагентами. А 63% компаний тратят на одну проверку больше 8 часов. Почему? Потому что многие делают это наугад. Ищут выписку из ЕГРЮЛ, скачивают отчет, и думают, что всё - на этом. Но это как проверить машину только по номеру на кузове, не заглянув под капот. Вы можете получить «чистую» выписку, но при этом не узнать, что директор этой компании работает в пяти других фирмах, которые уже ликвидированы. Или что офис - это просто арендованный адрес на третьем этаже с пустыми комнатами.
Что проверять: два ключевых этапа
Правильная проверка - это два этапа. Первый - реальность. Второй - легальность.
Реальность означает: есть ли компания вообще? У нее есть офис? Работают ли сотрудники? Есть ли оборудование? Даже если вы видите в ЕГРЮЛ, что компания зарегистрирована - это не значит, что она работает. Многие «фирмы» существуют только на бумаге. Они не имеют ни одного сотрудника, ни одного счета, ни одного договора. Они созданы для того, чтобы пропустить через себя деньги и исчезнуть. Проверить реальность можно только двумя способами: запросить документы и проверить их. Спросите у контрагента: «Можете ли вы прислать фото офиса с датой и вашим сотрудником на нем?» «Есть ли у вас договор аренды на этот адрес?» «Сколько человек работает в вашей компании?» Если они отказываются - это красный флаг. Если они отвечают шаблонно - это тоже красный флаг.
Легальность - это то, что можно проверить через официальные источники. Здесь не нужны догадки. Есть четкие данные, которые должен показать каждый законопослушный бизнес.
Официальные сервисы ФНС: бесплатно и надежно
Вы не обязаны платить за проверку. Все необходимое есть бесплатно на сайтах ФНС.
- Прозрачный бизнес (pb.nalog.ru) - это ваш главный инструмент. Здесь вы видите: зарегистрирована ли компания, когда, кто учредители, кто директор, были ли изменения в уставе, есть ли заявление о ликвидации, есть ли дисквалифицированные лица в руководстве. Особенно важно - проверить, не является ли директор «массовым». То есть, не работает ли он в 5, 10, 20 компаниях одновременно. Такие люди - классические «фигуранты» схем с «фирмами-однодневками».
- Бухгалтерская отчетность (bo.nalog.ru) - здесь вы скачиваете бухгалтерские отчеты за последние три года. Смотрите: есть ли у компании активы? Сколько стоит её имущество? Есть ли прибыль? Или только убытки? Если компания «зарегистрирована» в 2023 году, а в отчетах за 2024 год - стоимость основных средств 500 млн рублей, а сотрудников - 3 человека - это несоответствие. Либо вы не понимаете, как работает бизнес, либо это мошенничество.
- Справка об отсутствии задолженности - ее можно запросить через личный кабинет налогоплательщика. Но помните: если компания только что зарегистрировалась, у нее еще нет задолженности - потому что она еще не вела деятельность. Это не значит, что она надежная. Это значит, что она новая. И это тоже требует внимания.
Компании, которые используют только эти два сервиса, снижают риск налоговых проблем на 80%. Но только если они делают это правильно. Не скачивают один раз и забывают. А регулярно проверяют - хотя бы раз в квартал. Потому что статус компании может измениться за неделю. Она может быть включена в реестр недобросовестных, а вы об этом не узнаете, если не следите.
Коммерческие сервисы: когда и зачем платить
Если вы заключаете сделку на сумму до 1 миллиона рублей - официальные сервисы ФНС достаточно. Но если сделка на 5, 10, 50 миллионов - вы не можете полагаться только на выписки. Здесь нужна глубокая экспертиза.
Коммерческие сервисы - Kontur.Focus, ScanInterfax, СБЕР Рейтинг - дают вам не просто данные, а анализ. Они смотрят:
- На связи между учредителями - не связаны ли они с уже ликвидированными компаниями;
- На судебных делах - есть ли арбитражные дела, взыскания, банкротства;
- На репутации - есть ли жалобы, отзывы, публикации в СМИ;
- На финансовых потоках - не переливаются ли деньги между несколькими компаниями;
- На истории - когда компания основана, сколько раз менялись учредители, были ли санкции.
Цена таких отчетов - от 1 500 до 15 000 рублей. Для сделки на 10 млн рублей это копейки. А если вы потеряете 5 млн из-за недобросовестного партнера - это уже не цена, это катастрофа. По данным Seldon Group, для сделок свыше 10 млн рублей рекомендуется привлекать внешнего аудитора. Это стоит от 50 000 рублей, но дает вам юридическую защиту: если налоговая начнет разбирательство, вы можете показать отчет аудитора - и это будет доказательством вашей добросовестности.
Что упускают почти все
Самая частая ошибка - проверяют компанию, но не проверяют кто подписывает договор.
Вы получаете выписку из ЕГРЮЛ - там указан директор. Вы с ним заключаете договор. Но что, если он уже уволен? Что, если он не имеет полномочий подписывать договоры? Что, если он - фиктивный сотрудник, который работает по поддельной доверенности?
Судебная практика говорит: если вы заключили договор с человеком, у которого нет полномочий - вы считаетесь недобросовестным налогоплательщиком. Даже если компания реально существует. Даже если деньги ушли по правильным реквизитам. Потому что вы не проверили - есть ли у этого человека право подписывать договоры.
Как проверить? Запросите у контрагента:
- Доверенность на подписание договора - с печатью и подписью;
- Решение о назначении директора - из протокола общего собрания или приказа;
- Если директор - один из учредителей - убедитесь, что он действительно числится в ЕГРЮЛ как директор, а не как учредитель.
Это занимает 10 минут. Но спасает от миллионных потерь.
Как организовать проверку внутри компании
Вы не можете полагаться на одного сотрудника, который «всё знает». Вы не можете проверять контрагентов на глаз. Это должен быть процесс.
Каждая компания, которая хочет избежать налоговых проблем, должна иметь:
- Положение о проверке контрагентов - документ, в котором прописано: кто отвечает, какие шаги нужно сделать, какие документы собирать, при какой сумме делать углубленную проверку.
- Чек-листы - простые таблицы с пунктами: «Скачать выписку из ЕГРЮЛ», «Проверить массовость директора», «Запросить отчетность», «Удостоверить полномочия подписывающего».
- Ответственное лицо - не бухгалтер, не менеджер, а человек, который знает, как работает ФНС, как читать отчеты, кто ведет журнал проверок.
- Обучение - раз в квартал проводите короткие инструктажи для сотрудников, которые работают с контрагентами. Даже 30 минут - и они перестанут «просто отправлять договор».
По данным Gestion.ru, компании, которые внедрили такой регламент, снижают время на проверку на 40% и уменьшают количество ошибок на 75%. И главное - они не попадают в налоговые проверки.
Что меняется в 2025 году
С 2024 года ФНС запустила обновленный «Прозрачный бизнес» - теперь он автоматически уведомляет вас, если у вашего контрагента меняется статус. Вы получаете пуш-уведомление: «Контрагент Х включен в реестр недобросовестных». Это сокращает время мониторинга на 60%.
С 2025 года планируется обязательная электронная проверка через систему «Электронный документооборот». Это значит, что вы не сможете заключить договор с юридическим лицом, если не пройдете проверку через госсистему. Это не фантазия - это уже законопроект, который проходит согласование в Минфине.
К 2026 году 75% компаний будут использовать автоматизированные системы проверки. Это не уберет человеческий фактор - но сделает его более точным. Алгоритмы не заменят эксперта - но помогут ему быстрее найти риски. Главное - не доверять системе слепо. Как говорит эксперт Алексей Смирнов из Legalacademy: «Алгоритмы не понимают, почему компания в сельской местности продает оборудование для космических спутников. Это может быть мошенничество - или инновационный стартап».
Что делать, если контрагент отказывается давать документы
Это частая проблема. Особенно у малых компаний и ИП. Они боятся, что вы «заберете» их данные. Или не понимают, зачем это нужно.
Ваш ответ должен быть четким: «Мы обязаны проверять контрагентов по закону. Если вы не предоставите документы - мы не сможем заключить с вами договор. Это не наша капризность - это требование ФНС. И если мы не сделаем это - нас оштрафуют. А вам это не нужно».
Если контрагент продолжает отказываться - это красный флаг. Даже если он кажется приятным. Даже если он предлагает хорошую цену. Не заключайте сделку. Найдите другого партнера. Лучше потерять одну сделку, чем потерять всю компанию.
Сколько времени занимает проверка
- Базовая проверка (до 1 млн рублей): 1-2 часа. Выписка из ЕГРЮЛ + отчетность + проверка массовости.
- Расширенная (1-10 млн рублей): 3-5 часов. Плюс проверка судебных дел, репутации, анализа связей.
- Углубленная (свыше 10 млн рублей): 5-7 рабочих дней. С привлечением аудитора, проверкой физических лиц, аудитом поставок, проверкой цепочки контрагентов.
Не пытайтесь сократить время. Это не экономия - это риск.
Что запрещено
Вы не можете:
- Просить у контрагента паспорт директора - это нарушение ФЗ №152 «О персональных данных»;
- Требовать финансовые отчеты, если компания не обязана их публиковать - это нарушение ФЗ №98 «О коммерческой тайне»;
- Использовать данные проверки в коммерческих целях - например, передавать их конкурентам;
- Хранить документы в открытом доступе - они должны быть защищены как конфиденциальная информация.
Нарушение этих правил - это не просто ошибка. Это штраф от Роскомнадзора и возможные судебные иски.
Обязательно ли проверять контрагентов, если я работаю только с ИП?
Да, обязательно. Закон не делает исключений для ИП. Налоговая рассматривает ИП как юридическое лицо для целей проверки контрагентов. Если ИП - фиктивный, не платит налоги, не имеет офиса - вы рискуете тем же, что и при работе с ООО. Проверка ИП проходит по тем же критериям: ЕГРЮЛ, отчетность, наличие деятельности, полномочия подписывающего.
Можно ли проверить контрагента по его ИНН?
ИНН - это только один идентификатор. По нему можно найти компанию в базах ФНС, но он не дает полной картины. Вы не узнаете, кто директор, есть ли судебные дела, какова финансовая устойчивость. Проверка по ИНН - это только первый шаг. Полная проверка требует анализа нескольких источников. Используйте ИНН как ключ, но не как доказательство надежности.
Что делать, если контрагент ликвидирован после заключения договора?
Если вы проверили контрагента до подписания договора и не нашли признаков мошенничества - вы не виноваты. Но вы обязаны немедленно остановить все расчеты и уведомить налоговую. Сохраните все документы: договор, акты, платежки, выписки из ЕГРЮЛ на момент подписания. Это ваша защита. Если вы продолжаете работать с ликвидированной компанией - это уже ваша вина. И вы потеряете право на вычет.
Как часто нужно проверять контрагентов?
Первичная проверка - перед заключением первого договора. После этого - раз в квартал. Особенно если вы продолжаете с ними сотрудничать. Статус компании может измениться за месяц: включили в реестр недобросовестных, открыли банкротство, сменили директора. Автоматические уведомления от ФНС помогут, но не заменят регулярный контроль.
Можно ли проверить контрагента без его согласия?
Да, можно. Все данные, которые вы запрашиваете через официальные сервисы ФНС (ЕГРЮЛ, отчетность, статус), являются публичными. Вы не нарушаете закон, если используете их для проверки. Но вы не можете требовать от контрагента конфиденциальные данные - например, его бухгалтерские журналы или договоры с другими партнерами. Это нарушение закона о персональных данных и коммерческой тайне.
Проверка контрагентов - это не про лишние бумаги. Это про то, чтобы ваш бизнес не стал жертвой чужого мошенничества. Это про то, чтобы вы не потеряли год работы из-за одной ошибки. Это про то, чтобы вы могли спать спокойно, зная, что ваши партнеры - настоящие, а не тени. Не откладывайте. Начните сегодня. Один чек-лист. Один запрос в «Прозрачный бизнес». И вы уже на шаг ближе к безопасности.
Юлия Повелица
декабря 5, 2025 AT 02:37Ох, боже... Это же просто кошмар! Я только что потеряла 2,3 миллиона из-за такой же «чистой» выписки из ЕГРЮЛ! А потом - паника, аудит, нервы, сон... Я теперь даже на чай с ИП проверяю - с фото офиса, с датой, с подписью! Даже если он с утра в 8:00 присылает... Я не сплю, пока не увижу, что он реально там, в этом офисе, с кофе в руке и котом на стуле!..
Дмитрий Назаров
декабря 5, 2025 AT 08:22Прозрачный бизнес это база но не панацея. Массовость директора - да критично но не хватает анализа корпоративных связей и межфирменных потоков. Ты смотришь на ЕГРЮЛ а он в 15 компаниях но все они в одном доме на 3 этаже с одним юристом - это уже не массовость это схема. Нужен глубокий анализ связей через контур фокус или скан интерфакс. Без этого ты как с закрытыми глазами в туннеле.
Казаков Вячеслав
декабря 5, 2025 AT 15:16Опять эти общие места. «Проверяйте контрагентов» - ну да, конечно. А кто у вас в отделе отвечает за это? Бухгалтер с дипломом 2010 года? Или менеджер который не знает разницы между УСН и ОСНО? Вы думаете, что скачав отчетность вы сделали всё? Вы не понимаете, что в 2025 году это уже элементарно. Нужны API-интеграции, автоматические триггеры по изменениям в ЕГРЮЛ, машинное обучение для выявления аномалий в финансовых потоках. А вы - бумажки. Бумажки. Бумажки. Это не бизнес - это средневековье с Excel.
Антон Иванов
декабря 7, 2025 AT 13:04Всем привет. Я работаю в малом бизнесе в Сибири. У нас нет аудиторов, но мы используем чек-листы. Просто: 1. Прозрачный бизнес - проверили директора. 2. Отчетность - есть ли хоть какие-то активы. 3. Доверенность - обязательно. 4. Фото офиса - да, даже если он с телефона. Это 4 пункта. 20 минут. И мы спим спокойно. Не надо паники. Надо систему. Даже маленькая - она спасает.
ildar saifulin
декабря 8, 2025 AT 22:58Люди, вы реально проверяете ИП? Я тут с одним договорился - сказали, что он ИП, я подумал - ну че там проверять. А потом выяснилось - он в 3-х компаниях как директор, а в одной из них - уже ликвидирована. И у него на руках поддельная доверенность. Я чуть не потерял 800к. Теперь я проверяю даже ИП по Прозрачному бизнесу. Даже если он продает батарейки. Потому что в 2025 году - это не про доверие. Это про выживание.
Evgen Shitin
декабря 9, 2025 AT 21:08Я тут вчера проверял контрагента и забыл про полномочия подписывающего... Потом выяснилось - директор уволен, а подписывал бывший зам... И мы уже отправили деньги... Налоговая в шоке, мы в шоке... Теперь у меня на стене висит чек-лист с красной надписью «ПОЛНОМОЧИЯ?»... И да, я опять опечатался - но это не важно... Главное - я жив, и не в тюрьме.
Татьяна Скрынченко
декабря 11, 2025 AT 13:16Согласно статье 54.1 НК РФ и Письму ФНС России от 12.04.2023 № ЕД-4-15/6453@, обязательство по проверке контрагентов является неотъемлемой частью обязанности налогоплательщика по обеспечению обоснованности налоговых вычетов. Несоблюдение требований влечет доначисление налога, пеней и штрафов, а в случае признания недобросовестности - уголовную ответственность. Рекомендую формализовать процедуру в локальном акте компании.
Екатерина Чупина
декабря 11, 2025 AT 19:11Спасибо за этот пост. Он как глоток воздуха. Я работаю в небольшой компании, и раньше думала: «Ну, мы же честные, зачем проверять?» А потом - один контрагент, один договор, и всё - потеряли 1,2 млн. Теперь я каждое утро с кофе открываю Прозрачный бизнес. Проверяю всех. Даже если они кажутся милыми. Потому что в бизнесе - не про чувства. Про безопасность. И я больше не боюсь. Я готова.